La oficina cool ¿moda o rentabilidad?


Fuente: Diario Cronista Suplemento PYME - 20/08/15

Por: Silvina Scheiner

Con capital para invertir, rediseñar el espacio de trabajo puede significar un ahorro al optimizar el uso de los metros disponibles, reducir costos de mantenimiento y bajar el gasto de energía eléctrica, señalan los especialistas. Cómo decidir si es hora de animarse al cambio.

Una escena de Los Productores (2005) transcurre en la gris y anónima oficina del tímido contador Leo Bloom (Mathew Broderick). Es una suerte de galpón, iluminado con tubos fluorescentes, lleno de escritorios, todos exactamente iguales, con empleados virtualmente calcados, que hacen su rutinario trabajo bajo la atenta mirada de un jefe casi nazi que les recuerda su condición de perdedores. La historia transcurre en los ‘50 cuando tener un buen trabajo - y conservarlo- era todo. Bloom no quiere esa vida gris y "patea el tablero", convirtiéndose en productor de cine y cambia esa rutina de libros contables por lentejuelas y bailarinas que quieren llegar a stars.

Mucho se discute hoy sobre el lugar que cobra el trabajo en la vida moderna, donde los límites -como dice el filósofo polaco Sygmunt Bauman- se han hecho líquidos, indefinidos, imprecisos. Hoy, estar en el trabajo o en casa, en viaje a la costa o en una fiesta escolar es todo lo mismo. De hecho, una encuesta de julio pasado de la consultora Randstad muestra que al 60% de las personas no les importa tener que atender asuntos de trabajo en su tiempo libre porque trabajar hoy ya no está atado al espacio.

La idea "mi casa es mi oficina; mi oficina es mi casa" es una de las tantas que subyace en los rediseños de los espacios de trabajo, además, por supuesto, de la obvia búsqueda de ahorro. Según cálculos del estudio de diseño Contract Workplaces puede llegar al 30% al cabo de un año de implementado, al disminuir el ausentismo por enfermedades generadas por un entorno no saludable, optimizar el uso de los metros disponibles, bajar costos de mantenimiento, reducir el gasto de energía eléctrica por el uso inteligente de la luz natural y atenuar drásticamente la rotación voluntaria.

"El espacio es representativo de la cultura de la organización y la manera de utilizarlo no solo está determinada por la edad de la gente, sino también por la función. Lo que hagas tiene que ser funcional. Esto es un negocio", enfatiza María Cristóbal, titular del estudio BAP.

Algo de seguir la moda existe en esto de rediseñar el espacio de trabajo, pero es innegable que una serie de factores, como el valor del metro cuadrado, la virtualidad, la escasez de talento y el estilo de vida de los nuevos trabajadores confluyen para modificar, no solo las oficinas, sino el trabajo en sí.

Cambio de paradigma.

Para Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces, estas tendencias no son una moda, sino una necesidad real de las compañías. "Los nuevos trabajadores son mucho más sensibles a las prestaciones que les ofrece el espacio de trabajo y suele ser un factor decisivo a la hora de aceptar una propuesta laboral. Por lo tanto, la oficina también impacta en la captación y retención de talentos", dice.

La creación de un espacio recreativo dentro del lugar de trabajo es vital. Por eso, no es descabellado encontrar empresas con una huerta para producir los alimentos que se consumen en el comedor, una galería de arte, una sala de ensayos equipada y acustizada para que los empleados hagan música, una plaza seca con juegos o una pista de running alrededor de todo el perímetro de la oficina.

Los empleados, que muchas veces tienen en promedio 24 años, siguen viviendo con sus padres en esta "adolescencia prolongada", en habitaciones que aún tienen los juegos y hobbies de su adolescencia. "La empresa crea una ambiente que sea como su casa, donde se sienta libre y cómodo, pero el problema es que a veces ese aspecto de colegio implica que alguien tiene que ser el celador. A tal punto la cosa lúdica no funciona tan armoniosamente que en ciertas empresas hubo que poner un horario de uso. "Si es un colegio, hay que decidir cuándo hay recreo", dice, crítica, Cristóbal.

Otros conceptos, en cambio, parece ser más definitivos. "Las organizaciones tienen estructuras más chatas y eso no tiene vuelta atrás. Hay una democratización de los espacios. No creo que se vaya a volver a aquellas plantas donde los directores tenían oficinas de cuatro veces el tamaño de los gerentes o donde las ventanas se repartían entre los jerárquicos", asegura Cristóbal, también titular de la Asociación Argentina de Facility Management.

En el proyecto de las nuevas oficinas de Serinco, una pyme fundada en 1979 que presta servicios de valuación y tasación de bienes inmuebles y muebles a compañías de primera línea y a entidades bancarias, nadie tendrá oficina privada, excepto su CEO, Pablo Ibarra. Todas las demás son abiertas, con algunos espacios para reuniones informales, indica Marcela Méndez, directora Corporativa.

La firma ocupa una planta en un edificio histórico sobre Avenida de Mayo, en el Microcentro, y está en pleno proyecto y análisis de factibilidad para el rediseño de sus 250 m2. Al igual que las grandes corporaciones, las pymes también están adoptando la "oficina flexible", un concepto referido al diseño y la distribución de los espacios de trabajo propiamente dichos, haciéndolos más abiertos, con menos divisiones físicas, más adaptables a potenciales cambios futuros, con puestos de trabajo fijos pero también con algunos lugares ‘comunes’ (por ejemplo, mesas bajas con dos o tres sillones), para que los empleados puedan mantener reuniones de trabajo en un ámbito más descontracturado.

La flexibilidad también alcanza al equipamiento mobiliario, constituido por elementos modulares y que se adaptan, por ejemplo, al uso de dispositivos portátiles e inalámbricos.

En Serinco, hay 30 puestos de trabajo fijos y, eventualmente, hay cuatro o cinco personas (por ejemplo, auditores y asesores externos) que necesitan alguna ubicación física algunos días al mes. La estructura física actual es rígida (por las divisiones dentro de la planta) y no les permite adecuarse a posibles cambios futuros. "De repente, es necesario que los grupos de trabajo se rearmen de otra manera y quedan físicamente en oficinas distintas. La idea es sacar todos los divisores que tenemos actualmente y que son removibles, dejar sólo los muros portantes, y flexibilizar los espacios", describe Méndez.

El gran problema operativo que se suele presentar cuando se decide una remodelación profunda o una mudanza es que la empresa debe continuar funcionando durante el tiempo que dure la obra, estimado en el caso de Serinco en unos dos meses. "Creemos que éste es el principal aspecto que puede afectar negativamente en la gente: el convivir con la obra", comenta Méndez.

En una primera etapa, encararán unos 150 metros cuadrados que afectan unos 16 de los 30 puestos de trabajo y las áreas de servicios (cocina/comedor y sanitarios).

La experiencia

Unilever es un candidato para seguir la evolución del diseño de los espacios de trabajo que puede resultar inspirador para las pymes. En 2005, contaba con oficinas abiertas en el edificio de Microcentro: escritorios sin separadores y ventanales, con algunas oficinas cerradas para directores y vicepresidentes.

Pero ese diseño del espacio, moderno para su época, mutó hacia modelos aún más flexibles, al implementar el agile working a partir de 2011, "una modalidad de trabajo que permite construir una organización más ágil, eficaz y simple, que incluye la posibilidad de trabajar fuera de la oficina una vez por semana", explican en la empresa.

El proceso, que incluyó el diseño de nuevas prácticas de trabajo y la inversión en tecnología, tuvo lugar en las actuales oficinas de Unilever en Munro. La nueva modalidad permite que la persona pueda elegir desde dónde trabajar cada día, es decir, los escritorios no tienen dueño. Solo los vicepresidentes tienen oficinas cerradas. Este proceso implicó cambiar la computadora de escritorio por la laptop y ubicar lockers para que puedan guardar sus pertenencias. La eliminación de las oficinas cerradas permitió acentuar la horizontalidad y la informalidad, llevando a una comunicación directa y abierta. También, se incorporaron espacios de recreación, de trabajo en equipo y de trabajo individual y conference calls.

Rediseñar el lugar de trabajo es revisar todo el proceso productivo y para eso es fundamental sentarse con los directivos y ver desde el tipo de papel que se usa, donde se reciben a las motos y cómo circulan los empleados para sus tareas cotidianas.

"En esas reuniones que, a veces, llevan más tiempo que la obra en sí, los llevamos a pensar puntos que nadie tenía resueltos. La idea es que si te vas a otro lugar, no te lleves los mismos problemas, sino que puedas mejorar procesos, además del clima de trabajo, etcétera", cuenta Cristóbal.

Y acá entra a jugar la comunicación, la tercera pata para que el cambio sea aceptado: ¿Quién comunicará que ya no se puede tomar café en el nuevo puesto de trabajo o que todos perderán su impresora o que cada uno deberá limpiar su espacio y ocuparse de la mudanza?